Utprøving av medisinsk forbruksmateriell og kapitalvarer
Sykehusinnkjøp og Melanor har blitt enige om en mal til bruk i anskaffelser som omhandler vareprøver og utprøving. Malen er basert på retningslinjer fra 2013 (den gang utarbeidet av HINAS og LFH) og beskriver vilkår knyttet til vareprøver til evaluering, utprøving i klinisk virksomhet og ved utprøving av kapitalvarer;
Vareprøver til evaluering
Med vareprøver til evaluering menes vareprøver som ikke skal prøves ut klinisk, men som skal benyttes ved evaluering av tilbudet. Vareprøvene skal dekkes av tilbyder og leveres sammen med tilbudet. Oppdragsgiver skal kun kreve vareprøver til evaluering (sterile og usterile) i et absolutt nødvendig antall.
Vareprøver til utprøving i klinisk virksomhet
Med vareprøver til utprøving i klinisk virksomhet menes varer som i forbindelse med utprøving kan benyttes til pasientbehandling. Vareprøvene skal ettersendes til oppdragsgiver på forespørsel, og skal kompenseres i henhold til inngitt tilbudspris. Tilbyder skal ta fullt brukbare vareprøver i retur. Tilbyder skal fakturere oppdragsgiver for benyttede vareprøver tidligst etter at anbudskonkurranse er avsluttet, det vil si etter utløp av karensperioden.
Utprøving av kapitalvarer
Med kapitalvarer menes varer med verdi i størrelsesorden kr 100 000,- eller mer inkl. mva.
- Oppdragsgiver må i forkant av anskaffelsen vurdere behovet for utprøving. Alternativ til klinisk utprøving skal vurderes.
- Behovet for utprøving må henge sammen med kravspesifikasjonen for det aktuelle utstyret. En utprøving er først aktuell å gjennomføre når kravenes innhold er slik at utprøving er den mest hensiktsmessige måten å vurdere dette på. Det er for alle anskaffelser viktig at den gruppen som gjennomfører anskaffelsen er bevisst på sammenhengen mellom kravene i kravspesifikasjonen og behov for utprøving.
- Utprøvingsbehovet må konkretiseres i kunngjøring/konkurransegrunnlag.
- Det må angis hvilket antall apparater som må stilles til rådighet (normalt 1 stk.), hvilken periode utprøving skal foregå (f.eks. uke 12-16), varighet for utprøving (f.eks. 1 uke eller 2 uker) og behov for tilstedeværelse/opplæring fra leverandør.
- Helseforetakene bør ikke bruke tid/ressurser på utprøving av utstyr fra en leverandør som ikke kan nå opp i konkurransen. Det må fremkomme tydelig i kunngjøring/konkurransegrunnlag at utprøving først blir aktuelt dersom tilbyder har reell mulighet til å nå opp i konkurransen.